LIBRERIA ELECTRONICA:

" El primer paso hacia la
Capitalización del Conocimiento"

A través del diseño de un Repositorio único para la compañía u organización es posible dar comienzo al proceso de Capitalización del Conocimiento. Esto no significa tener físicamente toda la documentación crítica en un solo lugar, sino más bien tener acceso a esta información desde cualquier estación de trabajo a través de la Intranet Corporativa o desde Internet.

Debido a la gran potencialidad de este concepto esta solución esta dotada de un fuerte contingente de seguridad y versatilidad de manera que miles de empleados, proveedores o clientes puedan acceder a la única copia oficial de un documento o información crítica del negocio sin errores y en forma oportuna.

La solución de Librería Electrónica provista por Puntocom S.A. utiliza la plataforma EDMS EMC - Documentum, que es la encargada de otorgar amplias funcionalidades y herramientas para la administración documental.

Lista de funcionalidades básicas de la Librería Electrónica:

Base documental con lógica de Cárdex/carpetas/documentos, para mayor facilidad de uso por clientes estándar.

Documentos son almacenados junto con su "plantilla" de catalogación, lo que permite el uso de la "Data" y/o de los documentos para los fines del negocio.

Los documentos son visualizados en su formato nativo (MS Office, CAD, PDF, HTML, etc.) o mediante visores previamente definidos.

Integración a herramientas habituales de trabajo (MS Office, CAD, Lotus Notes, Outlook, etc.)

No hay limitaciones en cuanto a los formatos soportados.

Función checkin-checkout.

Rendición automática a formato PDF u otro que se defina.

Potente motor de búsqueda por atributos del documento.

Búsquedas Full Texto sin restricción.

Fácil definición y creación de plantillas de catalogación.

"Lifecycle Management" manejo del ciclo de vida de cada documento: funcionalidad única que permite predefinir el ciclo de vida de un documento, de manera que éste "trabaje" para Ud.

Creación de Documentos Virtuales.

Múltiples "links" o vínculos a distintos Cárdex o carpetas.

Envío de documentos o "localizadores" desde la Base Documental.

Segura y versátil lógica de permisos de acceso en base a ACL (Access Control List) con 7 niveles de permisividad, estos son:

A) NONE: el usuario no ve el documento.
B) BROWSE: el usuario sólo ve el título del documento.
C) RELATE: el usuario sólo puede ver y agregar notas al documento.
D) READ: el usuario sólo puede leer e imprimir el documento.
E) WRITE: el usuario puede editar el documento.
F) VERSION: el usuario sólo puede agregar nuevas versiones del documento.
G) DELETE: el usuario puede borrar o eliminar un documento.

Ambiente Web para el usuario, con definición de perfiles de funcionalidad: administración, contribución, coordinación, visualización.

Workflow y Routers integrados para la definición de procesos automatizados.

Para el diseño de la "Librería de la Corporación" se deben contemplar al menos las siguientes definiciones:

Número y ubicación de las Bases Documentales, áreas lógicas y áreas geográficas. 

Estructura lógica de clasificación: Malla de Cárdex y Carpetas
Tipos documentales aplicados al negocio.

Atributos de catalogación por tipo documental.

Nomenclatura y claves.

Perfiles de usuarios y grupos.

ACLs (Listas de Control de Acceso).

Funcionalidades requerida.

EMC - Documentum es por definición una plataforma World Class, razón por la cual ha sido seleccionada por las más grandes compañías del mundo, como: Boeing, Ford, General Motrs, Intel, IBM, etc. En Chile ya ha sido adoptada por empresas como: Telefónica, Minera Escondida Ltda., Holding Minero Anaconda Chile S.A.