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EDMS (Enterprise Document Management
Systems)
En Puntocom tenemos experiencia
comprobada en el diseño e implantación
de sistemas para la Administración
Electrónica de Documentos. Somos
expertos en tecnología EDMS (Enterprise
Document Management System), con la cual
podemos administrar el ciclo de vida de
cada uno de los documentos de la empresa,
y controlar su incorporación y
utilización en los procesos de
negocios que ellos soportan.
Cuando se trata de compartir información
en forma flexible, podemos concluir que
los documentos han existido más
que cualquier otro medio de comunicación,
con la sola excepción de las pinturas
rupestres y del propio lenguaje. Y la
verdad es que tampoco van a desaparecer
en el futuro. Es que los documentos son
muy valiosos en cualquier contexto, ya
que contienen información con la
cual se transmite y acumula el conocimiento.
Los documentos en papel han sido históricamente
el medio para sostener los procesos de
negocios al interior de la empresa, y
entre ésta y sus proveedores y
clientes. Durante los últimos años
ha irrumpido la tecnología en todas
sus áreas y departamentos (PCs,
redes, impresoras, fotocopiadoras, faxes)
y los empleados han multiplicado varias
veces su capacidad para producir documentos,
reproducirlos, distribuirlos y almacenarlos,
y de recibir documentos desde múltiples
fuentes.
En realidad es impresionante la cantidad
de tecnología (y madera) dedicada
a alimentar los procesos de negocio con
documentos. Lamentablemente, la sola adopción
de tecnología para producir documentos
en la mayoría de los casos dificulta
más que facilita el acceso a la
información, frenando el flujo
de estos negocios.
Debemos reconocer también que el
documento como medio se ha convertido
en algo dinámico y heterogéneo,
y por lo tanto mucho más difícil
de sistematizar. Al material de imprenta
se han agregado los documentos impresos
y reproducidos al interior de la compañía,
las fotocopias y faxes en papel, el fax
y el correo electrónico, los documentos
electrónicos de cualquier formato,
los archivos de audio y video, y ahora
las páginas Web.
Con cada nuevo paradigma se han superando
previas restricciones y se han abierto
nuevas oportunidades (Severson 1998).
Sin embargo, es difícil aprovecharlas
si la empresa no cuenta con una estrategia,
una plataforma y un expertise. Surgen
entonces las interrogantes: ¿qué
expertise se requiere para organizar el
sistema de control y publicación
de los documentos de la empresa? ¿quién
determina los requerimientos del negocio
en este tema? ¿cómo se determinan?
Hasta ahora han sido los usuarios individuales,
o en el mejor de los casos los grupos
de trabajo de las organizaciones los encargados
de sistematizar los documentos corporativos,
es decir, resolver su forma, contenido,
nombre, versión, distribución,
archivo, respaldo, almacenaje, número
de copias y otras tantas propiedades y
atributos. Estos encargados en realidad
hacen su trabajo y definen estos atributos,
aunque la mayoría de ellos sea
en forma implícita. El problema
es que cada encargado desarrolla su propio
código, lo que convierte al conjunto
en un caos.
Así, las empresas tienen hoy más
documentos, pero controlados con tal variabilidad
de criterios, formas y medios de administración
y control que el mayor volumen está
lejos de constituir mayor valor para la
compañía. En definitiva,
la empresa ha adoptado tecnología
para producir documentos, pero no ha innovado
de la misma forma en los métodos
de administración documental ni
en los procesos de negocios, la gran mayoría
de los cuales aún se sustentan
en documentos en papel.
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