Sector: Gobierno

Empresa: Ministerio de Hacienda (Chile)

Título: Sistema de "Gestión del Conocimiento"

Problema: La Subsecretaría de Hacienda en su permanente proceso de modernización, actualización y ampliación de su infraestructura tecnológica, que tiene como principal objetivo servir como un eficaz y eficiente elemento de apoyo al buen desempeño de las funciones y tareas propias de la Subsecretaría, decidió incorporar un Sistema de Administración Electrónico de Documentos (EDMS, por su sigla en Inglés) al cual ha denominado “Gestión del Conocimiento”. Se requería un El Sistema de Gestión del Conocimiento que permitiera al Ministerio de Hacienda disponer de información segura en una base de datos, compartida en forma eficiente y respaldada en forma centralizada, tendiente a optimizar la creación y uso de los documentos de escritorio generados por los funcionarios del Servicio que aportan un valor incalculable. Ya que la practica habitual de sus trabajos era guardar la información desestructuradamente y habitualmente es imposible recuperar o recopilar todos los documentos con sus respectivas versiones en los distintos temas o proyectos en que se trabaja, con el fin de dejar un legado como Ministerio, independiente de quienes trabajen. También permitirá acceder a la información en forma remota, rápida, segura y al mismo tiempo compartir archivos en un ambiente colaborativo. La fundamentación principal de este proyecto es apoyar la institucionalidad virtual del avance en tecnología de información que facilite los procesos y su respectiva documentación del valor agregado que genera la Organización mediante la sumatoria de aportes individuales y grupales. .

Solución: La Solución implementada en el Ministerio de Hacienda consta de los siguientes componentes:

Servidor de Contenidos EMC-Documentum: con la capacidad de almacenar, administrar, y desplegar todo tipo de contenido, incluyendo HTML y XML, gráficos, multimedia, y documentos tradicionales creados con usos de escritorio.

Características Principales.
 

• Repositorio global, distribuido y arquitectura abierta, basado en estándares para fácil integración con otros datos y fuentes de contenido.
• Escalabilidad a toda prueba, que permite manejar Terabytes de información y cientos de usuarios en forma simultánea.
• Seguridad robusta para prevenir accesos no autorizados mientras que permite a los usuarios trabajar remotamente.
• Capacidad de almacenar directamente en el repositorio usando herramientas Web y Desktop después publicar la información aprobada a un número de canales dinámicamente.
   

Acceso Web: Interfaz fácil de usar basada en el cliente Webtop de EMC–Documentum que permite a los usuarios del sistema tener acceso al repositorio y los servicios de administración de contenido desde un buscador estándar.

Ambiente Colaborativo: módulo basado en eRoom que permite a los usuarios compartir archivos entre dos o más usuarios en forma remota, pudiendo realizar modificaciones en línea del archivo compartido.

Administración: módulo que permite una administración centralizada y vía Web de las aplicaciones, servidores, usuarios y grupos de ellos sin importar su localización. Con ella, el administrador deberá poder realizar una amplia gama de tareas entre las que incluyen, administración de usuarios/grupos, formatos y templates, índices full text, y monitoreos de sesiones. Además, deberá contar con herramientas para auditar procesos y eventos para informes, análisis y cumplimiento de metas.

Visualizador de Formatos: la solución provee una herramienta de visualización, que permite visualizar todos los formatos distintos, incluyendo documentos tipo CAD.

Captura de Imágenes: módulo Captiva que permite ingresar información desde formularios en papel, fax o microfichas y transformarlos en datos electrónicos, para su resguardo y procesamiento en el repositorio bajo la reglas de negocio del Ministerio.

Seguimiento Documental (Workflow): módulo para la administración de flujos de revisión, aprobación y publicación de información en los distintos procesos de negocio.

Resultados:

Actualmente el Ministerio de Hacienda cuenta con la plataforma de Administración Electrónica de Documentos EMC-Documentum en estado operativo y con una solución para la administración de toda la información crítica de este ministerio. Esto le otorga la capacidad de administrar un repositorio único y común para todos los funcionarios de la repartición en base al modelo de negocio diseñado especialmente para el Ministerio.

Los usuarios registrados en el país o exterior tienen la posibilidad de buscar eficientemente y acceder a los documentos de su negocio con permisos de lectura, edición, o anotación según el perfil del usuario. Mediante una lógica de manejo de versiones, es posible conocer el estado y vigencia de cada documento, generándose alertas y notificaciones ante plazos y eventos ocurridos en los mismos.

• Ley 19.799 (Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma);

• D.S.77 (Aprueba norma técnica sobre eficiencia de las comunicaciones electrónicas entre órganos de la administración del estado y entre estos y los ciudadanos);

• D.S.81 (Aprueba norma técnica para los órganos de la administración del estado sobre interoperabilidad de documentos electrónicos);

• D.S.83 (Aprueba norma técnica para los órganos de la administración del estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos);

• D.S.158 (Modifica. D.S. Nº 81 de 2004, del Ministerio Secretaria General de la Presidencia, que aprueba norma técnica para los órganos de la administración del estado sobre Interoperabilidad de Documentos Electrónicos).

Adicionalmente, el Ministerio de Hacienda cuenta hoy con una plataforma que cumple a cabalidad con los estándares del Estado como son las siguientes leyes y decretos:Los Workflows implementados permiten el seguimiento y control de las actividades en relación a las actividades y tiempos del proceso, responsables, control y estado de los documentos y cumplimiento de normas y estándares, lográndose reducir significativamente los tiempos de proceso. Además, la plataforma habilitada permitirá a futuro la administración de nuevos procesos de negocios (business processes) y su documentación asociada, en el grado de detalle que se requiera en cada caso.

El proyecto se realizó en Santiago de Chile.

Plazo de Ejecución: 6 meses

Costo aproximado del proyecto: US$ 200.000

Beneficios Obtenidos ROI estimado: 200%

Proyecto realizado por encargo de Xerox de Chile S.A.