Sector: Gobierno.

Área: Ministerio de Transportes de Colombia.

Título: Diseño e Implementación de Sistema DCTM para Ministerio de Transportes de Colombia.

Problema: Todas las solicitudes ingresadas formalmente al MTR de Colombia deben ser tramitadas y respondidas en un plazo límite de 15 días, si esto no se cumple los solicitantes pueden demandar al gobierno por daños y perjuicios por considerables sumas de dinero. Hasta la fecha el Ministerio había perdido muchas demandas y no lograba cumplir los plazos legales exigidos. Las demoras en los procesos podían ser de varios meses. Asimismo, los procesos de licitación para la adjudicación de rutas y horarios del parque automotor, demoraban muchos meses y a veces años. Los procesos críticos de mayor demanda coinciden con ser los más complejos por la diversidad de objetos de consulta y requerimiento, éstos son: Derecho de Petición, Adjudicación de Rutas y Horarios, Hojas de Vida.

Solución:
Etapa 1: diseñar la estructura de administración documental y los Workflows para el control de los procesos:

Derecho de Petición.

Adjudicación de Rutas y Horarios.

Hojas de Vida.

Etapa 2: desarrollar las personalizaciones y localizaciones requeridas para el ambiente de operación de los procesos

Etapa 3: instalar y poner en marcha la plataforma EMC - Documentum y las soluciones desarrolladas

Etapa 4: capacitar a los distintos perfiles de la solución: usuarios consumidores, usuarios contribuidores, administradores y desarrolladores.

Resultados: Actualmente el Ministerio de Transportes de Colombia cuenta con la plataforma EDMS EMC - Documentum 4i operativa y con 3 paquetes de Solución para la Administración de Procesos. Esto le otorga la capacidad de administrar un repositorio único y común para los documentos de un proceso seleccionado, con un diseño ad-hoc para su clasificación, ruteo y administración . Los Workflows implementados permiten el seguimiento y control de las actividades en relación a los tiempos de proceso, responsables, control de documentos y cumplimiento de normas y estándares, lográndose reducir significativamente los tiempos de procesos. Además, la plataforma habilitada permitirá a futuro la administración de nuevos procesos de negocios (business processes) y su documentación asociada, en el grado de detalle que se requiera en cada caso. El proyecto se realizó el desarrollo, desde Santiago de Chile en coordinación con personal dedicado y especializado en Bogotá.