Industria: Minería.

Empresa: Minera Escondida Ltda.

Título: Diseño e implementación de un Sistema Corporativo para la Administración Electrónica de Documentos (EDMS) en Minera Escondida Ltda.

Problema: Dificultad para administrar documentación de alto valor en procesos críticos del negocio. Empresa de tamaño grande, más de 1.500 usuarios, con gran diversidad de ambientes y grupos de trabajo, generadora de gran volumen de documentos, con dificultades para la búsqueda, uso, distribución y recuperación de documentos y desaprovechamiento del conocimiento acumulado de la empresa. Las consecuencias de esta situación eran el aumento indiscriminado de costos y falta de capitalización del conocimiento corporativo.

Solución: Consultoría para la implementación de un sistema de Administración Documental EDMS, con las siguientes etapas: Consultoría para el levantamiento de procesos Críticos de Negocio e información no estructurada asociada a estos procesos Levantamiento de Procesos a los procesos, Consultoría para el Diseño y Desarrollo de Estructura Corporativa para la Administración de documentos y procesos documentales. Instalación de plataforma tecnológica World Class (EMC - Documentum), elaboración de procedimientos para procesos críticos: Marketing, Documentos Estratégicos y de Gestión, Planoteca y Documentos del Area de Construcción de Proyectos, Manuales de Estándares y Procedimientos Corporativos.

Resultados: En la actualidad Minera Escondida Ltda. Cuenta con un sistema EDMS World Class (EMC - Documentum) implementado y funcionando. Existe un modelo lógico a nivel Corporativo capaz de acoger las nuevas soluciones de Administración de Documentos Procesos en desarrollo. Los componentes del sistema son:

Plataforma tecnológica World Class EMC - Documentum para la administración de contenidos en estado de operación para administrar contenidos de la Intranet y Extranet.

Un diseño lógico para la administración de los contenidos, basado en procesos y grupos por áreas de negocio. Este diseño permite soportar el control de la información todos los procesos de negocio de la compañía.

Personal capacitado para el uso y aplicación de los procedimientos definidos.

Sistema de publicación de documentos automatizado en la Intranet Corporativa, en base a perfiles y roles.

Conjunto de procesos críticos administrados y capitalizados con potencialidad de operarlos vía Web desde cualquier parte del mundo. Las áreas ya incorporadas a esta nueva forma de operación son: Marketing, Proyecto de Construcción del Area de Operaciones, Finanzas y Administración y Recursos Humanos.