Sector: Industria & Oils.

Empresa: Atlantic Methanol Production Company (AMPCO), Guinea Ecuatorial GE (África Central)

Título: Implementación de EMC-Documentum (6.5) Enterprise Content Management System, integrado con SAP, Máximo y Drawbridge

Problema: Esta empresa opera una de las más grandes plantas de gas natural en el mundo y pertenece a Marathon Oil Company, Noble Energy, Inc. y SONAGAS, y produce mas de 1.000.000 de ton/año de metanol, equivalente al 3% de la producción global.

El sistema a implantar  en AMPCO  responde a la política de "Administración del Conocimiento" de AMPCO y les permitirá  gestionar toda su documentación y sus procesos de negocio sobre la plataforma Documentum, integrada a los sistemas SAP e IBM Maximo.

AMPCO opera en Guinea Ecuatorial y tiene oficinas en Houston, Texas. La compañía requería un diseño que le permitiera disponer de los documentos en forma oportuna y rápida en ambos lugares, eludiendo lo posibles problemas de conexión entre localidades. La gran mayoría de los documentos son producidos en GE.

La misión del proyecto era facilitar el cambio de la cultura del manejo de la información en papel a formato digital en aun ambiente seguro y que permitiera la administración de registros. Adicionalmente:

• Manejar grandes cantidades de información electrónica actualmente manejada en computadores personales, email boxes, y servidores compartidos, en concordancia con los requerimientos para el cumplimiento estándares.
• Proveer el acceso a la información a todos los miembros de la compañía.
• Mantener un repositorio centralizado con una visión integradora, que incluya las funciones de captura, almacenamiento, administración, distribución, acceso seguro, disposición y preservación de registros electrónicos, con la finalidad de enfrentar exitosamente eventuales litigios internacionales.
• Proveer una plataforma World Class que pueda ser utilizada por toda la compañía.

Solución: La plataforma seleccionada fue EMC-Documentum 6.5 con una estrecha integración con los sistemas SAP, MAXIMO y Drawbridge. Se incorporó además, la solución de Records Management para la administración de registros
Se seleccionaron los módulos para la administración de procesos documentales (Workflows), Records Management, SAP connector, visualizadores de especialidad y módulos de transformación de formatos para la administración y publicación de contenidos
La visión de largo plazo de la compañía es contar con un portal corporativo que integre todas las funcionalidades del ECM Documentum y las aplicaciones de SAP, MAXIMO y otras de la compañía.



Resultados: Como resultado del proyecto se ha obtenido una plataforma Documentum 6.5 instalada integrada con SAP y MAXIMO, para la administración de procesos críticos de negocio. En una primera etapa se desarrollo una consultoría para la definición de los procesos más sensibles para ser administrados con esta plataforma, seleccionándose los siguientes para su implantación:

• Administración de Contratos de la Compañía
• Administración del proceso de viajes de expatriados
• Administración  del proceso de pago de facturas
• Solución de Records Management
• Integración con Drawbridge

Datos del Proyecto : Plazo de Ejecución 8 meses
Costo Total Proyecto US$ 850.000 considerando servicios de consultoría de implantación y desarrollo de aplicaciones.

Beneficios Obtenidos

• Reducción costos y de tiempos en la generación de la documentación de procesos
• Mejora en el control y seguridad de la información
• Cumplimiento con estándares de seguridad y resguardo de la información
• Mayor eficiencia en la tramitación de expedientes y pagos
• Mejora del servicio y relación con empleadosy proveedores