Sector: Telecomunicaciones.

Empresa: Telefónica CTC Chile.

Título: Proyecto para Administración de Planos de Planta Inmobiliaria de Telefónica.

Problema: Telefónica como toda empresa de esta magnitud y complejidad, tiene una gran cantidad y variedad de documentos distribuidos en la corporación. Como requerimiento de este primer proyecto, el foco fue la necesidad de distribución y administración de planos CAD de todas las plantas de la compañía a lo largo del país.

Constantes demoras, ineficiencia y el inminente colapso de la base documental con costos en: pérdida de información, calidad e imagen de servicio. Archivo y almacenamiento de planos en fuentes dispersas, sin lógica centralizada y única de administración para los procesos de creación, modificación, distribución y acceso de planos, desde los diferentes puntos del país.

Solución: Diseñar y desarrollar una solución para la Administración de Documentos Técnicos, que cumpla los siguientes objetivos:

Incorporar el concepto de Base Documental de CTC S.A. como una herramienta de productividad.

Permitir el acceso controlado y seguro "en línea", y disminuir los tiempos de acceso y distribución de documentos (planos).

Automatizar los procesos de producción documental mediante la administración del Ciclo del Documento (creación, revisión, aprobación, modificación, distribución, publicación, auditoría, control de versiones e impresión).

Entregar plena seguridad que la documentación se encuentra debidamente resguardada ante cualquier evento o catástrofe.

Restringir el acceso a la información contenida en los documentos, sólo a los usuarios autorizados para ello.

Mejorar la autogestión en la búsqueda y recuperación de la información, por parte de sus propios usuarios.

Mejorar la calidad y rapidez en la entrega de documentos entre áreas de la empresa (mejorar el servicio entre grupos de trabajo de la empresa).

Sustituir, en lo posible, la manipulación del papel, privilegiando el uso del computador como herramienta básica para lograr mejores resultados (rapidez, eficiencia y calidad).

Resultados: Actualmente Telefónica cuenta con la plataforma de Administración Electrónica de Documentos (EDMS EMC - Documentum) operativa y con una solución para la administración de planos en curso. Esto le otorga la capacidad de administrar un repositorio único y común para más de 80.000 planos y documentos técnicos en base al modelo de negocio diseñado especialmente para Telefónica.

Las distintas Plantas Telefónicas del país tienen la posibilidad de acceder a los planos de su área con permisos de lectura, edición, o anotación según el perfil del usuario. Mediante una lógica de manejo de versiones, es posible conocer el estado y vigencia de cada plano, generándose alertas y notificaciones ante plazos y eventos ocurridos en los mismos.

Los Workflows implementados permiten el seguimiento y control de las actividades en relación a las actividades y tiempos del proceso, responsables, control y estado de los documentos y cumplimiento de normas y estándares, lográndose reducir significativamente los tiempos de procesos. Además, la plataforma habilitada permitirá a futuro la administración de nuevos procesos de negocios (business processes) y su documentación asociada, en el grado de detalle que se requiera en cada caso.

El proyecto se realizó en Santiago de Chile.