Sector: Industria.

Área: Minería.

Título: Diseño e implementación de Sistema de Administración Documental DMS.

Problema: Proliferación de catálogos y bases documentales en forma de islas dentro de las distintas áreas de las plantas de la Compañía: Mina El Soldado, Fundición Chagres y Mina Los Bronces. Manejo documental con organización y estructura fuera de estándares con dificultad en la búsqueda de documentos y desaprovechamiento del conocimiento acumulado de la empresa. Dificultad para obtener la certificación del estándar de seguridad y medio ambiente OIMS, debido al problema en la manutención actualizada de la información y su dificultad de aplicación dentro de los procesos.

Solución: Adopción de EMC - Documentum 4i como plataforma corporativa y consultoría para la implementación de un sistema único de DMS, con las siguientes etapas:

Levantamiento de información y análisis de Políticas, Estándares y Procedimientos para el Manejo de Información de la compañía.

Definición lógica de nomenclatura, estructura de clasificación, perfiles y roles, permisología, funcionalidades, interfases.

Definición de flujo de proceso para la actualización, revisión, y publicación de documentos.

Diseño de modelo de objetos de información del DMS: tipos documentales, estructura de clasificación, usuarios, grupos, listas de permisos, formatos de visualización.

Desarrollo de objetos.

Instalación de plataforma tecnológica, elaboración de procedimientos y capacitación para la nueva operación.

Carga de catálogos y documentos de bases existentes.

Capacitación.

Puesta en marcha.

Garantía, manutención y Soporte.

Resultados: Repositorio único centralizado con más de 50.000 documentos técnicos de la compañía bajo un esquema lógico común que permite el acceso rápido y seguro a las versiones actualizadas y vigentes de los documentos. Todos los usuarios de la compañía pueden ahora consultar a través de su Intranet, de forma personalizada, los planos, manuales, procedimientos, normas, y otros documentos críticos de sus áreas de negocios respectivas.

La solución instalada permite la incorporación de nuevos documentos del negocio, a través de procedimientos estandarizados y controlados por el Workflow de EMC - Documentum. Además, es posible hacer una completa auditoría a los documentos, conociendo su historia desde su creación hasta su publicación y visualización.

En una segunda etapa, la plataforma EMC - Documentum será la encargada de administrar la documentación de los nuevos proyectos de la compañía y de los sistemas de aseguramiento de calidad (ISO).